Thiết bị văn phòng phẩm khác với các loại văn phòng phẩm. Văn phòng phẩm chỉ là một phần nhỏ của thiết bị văn phòng, đó là những vật dụng nhỏ như Giấy in, bút, sổ, bìa hồ sơ, kẹp giấy, băng keo, kim bấm,…. Vậy thiết bị văn phòng phẩm là gì?
Thiết bị văn phòng phẩm là gì?
Thiết bị văn phòng phẩm là những thiết bị, vật dụng phục vụ cho hoạt động văn phòng như máy in, máy photocopy, máy scan, máy tính, bàn ghế làm việc,,.. và bao gồm luôn cả những vật dụng văn phòng phẩm.
Các loại văn phòng phẩm và thiết bị văn phòng phẩm thông dụng
Máy móc văn phòng
Những công ty nhỏ hay các văn phòng hiện đại cần có ít nhất một vài thiết bị máy móc như máy tính, máy chiếu, máy in, máy chấm công, máy photocopy,… Những thiết bị này giúp hỗ trợ công việc tốt hơn.
Bàn, ghế, tủ văn phòng
Những thiết bị văn phòng quan trọng không thể thiếu đó là nội thất văn phòng. Bàn ghế nơi để làm việc cụ thể của nhân viên, để họp, đặt văn phòng phẩm khác. Tủ văn phòng, chỗ chứa đựng hồ sơ, lưu trữ thiết bị, giấy tờ quan trọng.
Sổ sách văn phòng
Thường có các loại sổ sách kế toán, sổ văn phòng khác,… Sổ văn phòng thường nhỏ gọn thuận tiện cho nhân viên ghi chép và lưu ý trong khi làm việc.
Giấy in, giấy photocopy
Dĩ nhiên giấy là vật dụng không thể thiết trong văn phòng. Các hoạt động đa số đều cần đến giấy ví dụ như giấy A4, Giấy chuyên để in phiếu kho,…Ngoài ra cũng có thể cần đến giấy note, giấy in hoá đơn, chứng từ, tem nhãn.
>>Xem các sản phẩm: Giấy in ảnh, Giấy in chuyển nhiệt
Giấy văn phòng
Bìa hồ sơ
Vật dụng giúp bạn trông chuyên nghiệp hơn và là thiết bị lưu trữ, sắp xếp các loại giấy tờ hồ sơ được hiệu quả hơn.
Ngoài ra còn có một số vật dụng khác như bút viết, thước, kẹp bấm, ghim giấy, keo hồ,…
Giới thiệu một số loại thiết bị máy móc văn phòng phẩm phổ biến
Máy tính
Hầu như không thể thiếu trong một văn phòng làm việc. Máy tính bàn thường là sự lựa chọn thích hợp nhất. Những văn phòng hướng hiện đại, công ty văn phòng lớn hay nơi cần có yếu tố bảo mật cao thường lắp đặt hệ thống máy móc tại nơi làm việc. Máy tính cho văn phòng có rất nhiều loại để lựa chọn, như các hãng HP, Mac, Dell,… Và được lắp đặt theo bộ.
Tuy nhiên ngày nay, nhiều văn phòng nhằm giảm chi phí thấp nhất đã tận dụng máy tính cá nhân của nhân viên và phụ thuộc vào tính chất bảo mật của công việc đó. Công ty không cung cấp máy tính và nhân viên cần có, vì tính chất công việc có thể làm việc mọi lúc mọi nơi, hơn nữa máy tính cá nhân giúp nhân viên tiện hơn trong công việc về mọi mặt.
Máy in văn phòng
Tương tự máy in cho văn phòng cũng rất đa dạng cho khách hàng lựa chọn. Từ thương hiệu sử dụng công nghệ in phun như máy in Epson, đến công nghệ in laser như máy in Canon, máy in Hp, và in chuyển nhiệt. Máy in có văn phòng có thể chia làm 3 loại theo chức năng in trắng đen, in màu hoặc in chuyên dụng để in bill. Khi lựa chọn máy in cho văn phòng bạn cần dựa vào nhiều tiêu chí như tốc độ, khả năng in hai mặt, in màu hay trắng đen, tính năng tiện lợi, độ phân giải,…
Ví dụ như nếu bạn cần đảm bảo khối lượng công việc in lớn nên chọn máy in có tốc độ cao, có khả năng in hai mặt. Nếu công việc của bạn liên quan đến in đồ hoạ, có bảng biểu, biểu đồ thì cần chọn máy in có chất lượng cao,… Tính tiện lợi cũng là một tiêu chí lựa chọn như khả năng kết nối wifi. Ngoài ra, các văn phòng nhỏ có nhiều dạng công việc in ấn khác nhau thường lựa chọn máy in đa chức năng (in-copy-san).
Xem thêm các sản phẩm máy in văn phòng:
- Máy in canon g1010 chất lượng giá rẻ
- Máy In Epson L1455 dành cho văn phòng
- Máy in Brother B7535dw chính hãng tại Mực In Sài Gòn
Máy photocopy
Thường dùng cho các văn phòng có khối lượng về copy tài liệu. Hơn nữa tiêu chí lựa chọn còn cần thêm về kích thước máy so với văn phòng làm việc, khả năng gây tiếng ồn, Tốc độ sao chụp in ấn ( thường 30 bản / phút cho văn phòng nhỏ không có nhu cầu cao về copy).
>>Xem thêm: Top 5 Máy In Có Chức Năng Photocopy
Máy photocopy
Thiết bị máy chiếu cho văn phòng, công ty
Máy chiếu thường dùng trong các buổi họp, buổi đào tạo nhân sự, giới thiệu sản phẩm, trình bày dự án với khách hàng,… Là thiết bị một văn phòng hiện đại không thể thiếu. Vậy làm cách nào để lựa chọn máy chiếu phù hợp nhất cho văn phòng? Chính là dựa vào các tiêu chí như: Quy mô kích thướng văn phòng ( xác định không gian phòng lớn hay nhỏ, có bao nhiêu người tham gia để tối ưu chi phí nhất); Môi trường và không gian chiếu (vì máy chiếu bị ảnh hưởng bởi nhu cầu trình chiếu và ánh sáng môi trường chiếu.
Nếu nơi hạn chế ánh sáng thì cần lựa chọn máy chiếu HD và cường độ sáng cao khoảng 3000 lumens. Những nơi bị ảnh hưởng ánh sáng đèn, tự nhiên nên chọn máy chiếu có độ sáng từ 2500 lumens trở lên.); Cấu hình của máy chiếu ( có 3 yếu tố chính là cường độ sáng, độ tương phản và độ phân giải. Cường độ sáng khuyến khích cho văn phòng là 200 – 3500 lumens.
Những văn phòng bị ảnh hưởng bởi ánh sáng nên chọn máy có độ tương phản cao.); Độ thuận tiện của máy chiếu ( nói về mục đích gắn cố định hay thường xuyên di chuyển. Nếu di chuyển thường xuyên nên chọn máy nhỏ gọn, nhẹ từ 2,5 – 5kg để thuận tiện di chuyển lắp đặt.); Khả năng kết nối ( đang dạng về khả năng kết nối, tốc độ kết nối); Ngoài ra còn có một số tiêu chí như tuổi thọ máy, thương hiệu, chính sách bảo hành và giá cả,…
>>Xem thêm: Tìm Hiểu Về Những Trang Thiết Bị Văn Phòng Gồm Những Gì?
Thiết bị văn phòng phẩm có rất nhiều, hãy lựa chọn chúng với những thiết bị cần thiết nhất để tối ưu chí văn phòng phẩm nhất nhé!