Ngày nay với sự phát triển của lĩnh vực công nghệ số. Các ngành nghề, lĩnh vực đều làm việc bằng văn bản giấy tờ in ấn bằng máy. Tiện lợi và nhanh chóng hơn nhiều máy in truyền thống. Để tiếp cận công nghệ cũng như hoàn thành tốt công việc của mình, phần lớn các doanh nghiệp đều có xu hướng trang bị cho văn phòng một chiếc máy in. Nhưng muốn sử dụng các tính năng tối ưu trên máy in bạn cần phải tìm hiểu một số kiến thức nhất định. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn cách sử dụng máy in văn phòng đơn giản nhất.

Cách sử dụng máy in văn phòng đơn giản cho người mới bắt đầu

Đối với người lần đầu tiên sử dụng máy in sẽ thấy bỡ ngỡ không biết cách sử dụng những nút chức năng trên máy nhiều. Mà quyển sách hướng dẫn thì quá rắc rối và có nhiều thao tác phức tạp. Nắm bắt được sự khó khăn của quý khách hàng, mực in Sài Gòn đã tóm gọn lại cách sử dụng máy in đơn giản nhất dựa trên kinh nghiệm và kiến thức có được.

cách sử dụng máy in văn phòng đơn giản

Sử dụng máy in văn phòng gọn nhẹ, tiện lợi không mất nhiều thời gian.

Bước 1: Cài đặt kết nối cho máy in và máy chủ

Bạn cắm dây nguồn kết nối máy in với máy tính.

Tiến hành cài đặt Driver cho máy. Mỗi máy in đều được cung cấp Driver riêng kèm theo máy in. Nếu bị mất bạn có thể tìm kiếm bản cài đặt tại Google.

Bước 2: Cài đặt quyền chia sẻ máy in với các máy còn lại

Bạn vào Start => Chọn Control Panel => Printers and Device or Printers and Faxes.

Kế tiếp, chọn thiết bị máy in => nhấp chuột phải chọn Sharing => chọn vào ô Share this Printer => Apply => Ok là bạn đã thiết lập quyền chia sẻ thành công.  

Bước 3: Liên kết máy in với hệ thống máy tính

Các máy có cùng hệ thống có thể sử dụng chung một cái máy in. Vì vậy bạn có thể kết nối máy in với nhiều máy tính để sử dụng dễ dàng, nhanh chóng hơn.

Kết nối mạng nội bộ => Chọn Control Panel => chọn Printers and Devices => chọn And a network để máy in được chia sẻ và tiến hành in tài liệu. 

Bước 4: Tiến hành in ấn tài liệu

Sau khi hoàn tất các bước cài đặt, thì bạn có thể thực hiện in ấn được rồi.

Bạn chọn file tài liệu cần in => nhấn Ctrl + P, xuất hiện hộp thoại với 4 chế độ như bên dưới. Sau đó bạn chọn các thông số mong muốn rồi nhấn OK. Mở khay đựng giấy để đựng bản in ở khe máy in đi ra là đã thực hiện thành công việc in ấn.

Hướng dẫn cách sử dụng máy in văn phòng

Hướng dẫn cách sử dụng máy in văn phòng đơn giản

Một số chức năng cơ bản trong cách sử dụng máy in văn phòng

Trong cách sử dụng máy in văn phòng bạn nên chú ý đến các chức năng tùy chọn sau của máy in:

Copies: là số lượng bản in tùy chọn

Print All Pages gồm: Print All Pages hoặc Print Current Page. Sau đó tiến hành đánh số trang để in.

Printer Properties: Đây là chế độ tùy chọn nâng cao trong việc in ấn. Ở chế độ này, để nâng cao chất lượng bản in bạn có thể sử dụng “Tab Quality” với chế độ “Standard” hay chế độ “Draft”,…

Print One Sided: In một mặt và in hai mặt tích hợp.

A4/ Letter: Chọn khổ giấy in A4 hoặc A3 cho kích thước phù hợp

Portrait/ Landscape Orientation: chọn chế độ bản in dọc hay in ngang

Margins: Lựa chọn căn lề với kiểu định dạng Normal cho bản in, hoặc căn lề tùy chọn

Page Per Sheet: Lựa chọn in nhiều các trang in của văn bản lại trong một page.

>>> Có thể bạn quan tâm:

Các lưu ý trong cách sử dụng máy in văn phòng

Sau đây là một số lưu ý trong cách sử dụng máy in văn phòng hoạt động tốt, kéo dài tuổi thọ.

Đặt vị trí máy in

Bạn nên đặt máy in ở những nơi thoáng mát và bằng phẳng. Đặc biệt tránh những nơi ẩm thấp sẽ khiến máy nhanh bị hư hỏng. Bố trí đường dây điện, dây cáp máy in ở chỗ hợp lý và gọn gàng.

Bảo quản hộp mực

Tránh để hộp mực tiếp xúc với không khí quá lâu. Để tránh tình trạng mực bị nhanh khô.

Nếu sử dụng mực laser thì nên bảo quản ở trong hộp nhựa đen và kín. Hạn chế cho mực tiếp xúc với ánh nắng mặt trời.

Nếu không có nhu cầu sử dụng máy in văn phòng trong thời gian dài hãy bảo quản mực in trong hộp kín 

Làm vệ sinh máy in

Tốt nhất là nên vệ sinh máy in 3 tháng một lần để sử dụng máy in văn phòng có thể hoạt động tốt nhất. Cách vệ sinh máy in bạn có thể xem trong sách hướng dẫn đi kèm hoặc tìm kiếm trên mạng.

vệ sinh sau khi sử dụng máy in văn phòng

Vệ sinh máy in thường xuyên để kéo dài tuổi thọ máy in văn phòng

Không nên tắt máy đột ngột

Việc tắt máy đột ngột sẽ ảnh hưởng lớn đến tuổi thọ của máy. Bạn nên đợi một khoảng thời gian để cho máy có thời gian che đầu máy in lại rồi tắt.

Không sử dụng máy in trong khoảng thời gian dài

Là đồ thiết bị điện tử nếu không sử dụng sẽ rất dễ bị hư. Nếu như bạn không sử dụng máy in văn phòng trong khoảng thời gian dài. Thì các linh kiện bên trong của máy sẽ hoạt động không được trơn tru khi sử dụng lại. Đồng thời cũng làm cho máy in giảm đi tuổi thọ.

Không được tự ý sửa chữa máy

Khi máy in văn phòng của bạn gặp trục trặc hoặc hư hỏng, bạn nên gọi đến trung tâm bảo hành hoặc nhân viên kỹ thuật sửa chữa để họ xem xét, khắc phục. Không nên tự ý sửa chữa máy vì sẽ khiến máy in của bạn hư hỏng nặng hơn.

Bài viết trên đây là những thao tác cơ bản cho người mới bắt đầu sử dụng máy in văn phòng. Hy vọng rằng sẽ có hữu ích với bạn. Nếu có thắc mắc cần giải đáp có thể liên hệ ngay với chúng tôi nhé.